Incasso zonder kosten?

Bel direct, 010 - 414 54 44!

Direct contact met CIB incasso

Ik ontvang graag vrijblijvend informatie.

Creditmanagement: preventief herinneren

Vroeg of laat krijgt elke ondernemer ermee te maken, een te laat betaalde factuur. Ondanks dat we de crisis voorbij zijn is het nog steeds meer de regel dan de uitzondering. Het bedrijfsleven is zich ervan bewust dat de trend van laat, later, laatst betalen gekeerd dient te worden. Een opkomende ontwikkeling is het starten met herinneren, zelfs voordat de factuur vervalt. Maar hoe zet je dit nou echt effectief in?

Laatbetalers

Elke commerciële relatie is gebaseerd op een wederzijdse verbintenis tussen de verkoper en de koper. De koper neemt de verplichting op zich om het gekochte voor de afgesproken prijs van het product of dienst te betalen binnen het gestelde termijn. Echter is hij regelmatig geneigd zijn verplichting, al dan niet tijdelijk, te vergeten.

Er zijn verschillende redenen waarom er te laat wordt betaald: 

  • Van nature staat de koper aan de gunstige kant van ‘macht’ bij een zakelijke relatie en wordt hier bewust dan wel onbewust gebruik van gemaakt. 
  • Financiële problemen dwingen de koper betalingen uit te stellen, aangezien het de enige gratis vorm van krediet is. 
  • Het is gemakkelijker krediet te krijgen bij leveranciers dan bij de bank.
  • Het niet tijdig en strikt opvolgen van vervaldata verlaagt de noodzaak van de koper om zich hier ook aan te houden.  

De uitdaging van debiteurenbeheer is het tegengaan van deze redenen van waarheid bij de koper, het zorgen voor een goede balans van de zakelijke relatie én zorgen dat de koper zijn betaalverplichting nakomt. Het doel is simpel: Zorgen dat facturen betaald worden binnen het betaaltermijn. De beste kans om dit doel te bereiken is door actie te ondernemen vóór de vervaldatum van de factuur, ofwel preventief herinneren.  

Voordelen van preventief herinneren

Preventief herinneren brengt een aantal voordelen met zich mee. Het is een goede manier om de relatie verder op te bouwen met de koper; een stuk after-sales voor de verkoop die eerder heeft plaatsgevonden. Naast het feit dat je controleert of alles naar wens is, controleert men of de factuur correct is aangekomen en of er nog vragen over zijn. Mocht er een bezwaar zijn waarom een betaling uit zou kunnen blijven, dan kan deze vroegtijdig worden opgelost. De proactieve houding zal voor een hogere klanttevredenheid zorgen én uiteindelijk een snellere betaling. Bovendien zal de klant positief verrast kunnen worden van het onverwachte contactmoment. Als de factuur verder duidelijk is bevestigt de koper dat hij tijdig zal betalen. Deze belofte kan later zeer nuttig zijn mocht de betaling toch uitblijven. 

Effectief preventief herinneren

1) Timing

De actie welke hiervoor ondernomen wordt, vindt plaats tussen 5 tot 15 dagen voor vervaldatum. Aangezien de benadering vooraf plaatsvindt, dient deze benadering zeer servicegericht te zijn. De te benaderen personen bij de koper is de administratie, algemene boekhouding of de koper. Wie je precies moet hebben is afhankelijk van de grootte van de organisatie.

2) Gesloten vragen

De toon dient vriendelijk te zijn en leent zich goed voor gesloten vragen, zoals: 'Heeft u de factuur ontvangen?', 'Heeft u vragen over de factuur?' of 'Heeft u alle goederen ontvangen?'. Indien deze met ja geantwoord worden is het een kleine stap bevestigd te krijgen dat de factuur op tijd betaald wordt.

3) Bellen of mailen?

Indien mogelijk, benader de klant telefonisch. Deze persoonlijke benadering heeft de voorkeur, maar is uiteraard sterk afhankelijk van het type klant en de tijd van uw debiteurenafdeling. Als uw klant twee facturen open heeft staan met een aanzienlijke waarde, is telefonische opvolging aan te raden.

Mocht het zo zijn dat uw klant honderden facturen open heeft staan, is het gebruik van e-mail geadviseerd. De kans dat alle facturen besproken kunnen worden is te tijdrovend. Daarnaast heeft het herinneren per e-mail de hoogste reactiegraad. Mocht betaling uit blijven na de vervaldatum, dan is telefonisch contact wel gewenst.

Wees niet bang

Veel mensen hebben nog weerstand tegen deze manier van herinneren uit angst voor schade van de relatie met de koper. Hetgeen wat in mijn visie niet juist is en enkel een kans geeft voor een extra contactmoment met uw klant. Het kent enkel voordelen!

Ik hoop u hiermee te hebben overtuigen van de toegevoegde waarde van preventies herinneren, als eerste stap van uw debiteuren proces.


Johan de Jager (1982) is sinds 2009 actief binnen de credit management branche en sinds 2013 Sales Manager bij het Centraal Invorderings Bureau. Met een eigentijdse, frisse en kritische blik kenmerkt Johan zich als een creatieve sparringpartner met als doel de cashflow van klanten te verbeteren.