Incasso zonder kosten?

Bel direct, 010 - 414 54 44!

Direct contact met CIB incasso

Ik ontvang graag vrijblijvend informatie.

Communicatie bepalend voor succes incassotraject

Communicatie is heel belangrijk in het incassotraject. Het is ontzettend bepalend voor het verloop en het uiteindelijke succes van het traject. Met goede communicatie kun je veel bereiken. Maar wat is nou goede communicatie? Daar schrijf ik deze maand graag wat meer over.

Zowel in mijn post over ons debiteurvriendelijke incassotraject als in mijn post over incasseren in de dure decembermaand schreef ik al dat veel bedrijven na het verstrijken van de factuurtermijn herinneringen per brief gaan sturen. En als die herinneringen niet betaald worden, stuurt het incassobureau een aanmaning per brief. Die brieven blijken alleen niet zo heel effectief te zijn. Ze worden vaak zelfs helemaal niet opengemaakt.

Bang voor post

Dat is bijvoorbeeld het geval bij mensen die bang zijn voor post. Vaak hebben ze al zoveel - financiële - problemen dat ze er niet nog meer bij kunnen hebben. Ze laten de post liggen met het idee: als ik het niet zie, is het er ook niet. Herinneringen sturen heeft bij deze mensen helemaal geen effect. Start u vervolgens zonder te weten wat er aan de hand is een incassotraject, dan maakt u het probleem voor deze mensen alleen maar groter.

Wij zetten liever in op persoonlijk contact. Een telefoontje werkt meestal een stuk beter dan een brief. Het is daarbij wel belangrijk dat u medewerkers laat bellen die goed en effectief communiceren. De Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) besteedt in de verplichte trainingen voor medewerkers van incassobureaus aandacht aan goede communicatie in het incassotraject. Alle medewerkers van het Centraal Invorderings Bureau die met uw debiteuren bellen, hebben hun incassodiploma gehaald. Wij weten dus hoe we uw debiteuren het beste kunnen benaderen. Maar hoe doen we dat dan?

Open houding

Om te beginnen kijken we naar het tijdstip. We willen namelijk voldoende tijd hebben voor het gesprek. Senioren zijn overdag goed bereikbaar. Jongere mensen werken dan vaak, dus daar proberen we buiten de standaard werktijden contact mee op te nemen. Daarnaast is het bij dit soort gesprekken belangrijk dat we een open houding hebben, dus zonder vooroordeel. We luisteren naar de debiteur en stellen open vragen om de situatie helder in beeld te krijgen. Is er iets aan de hand waardoor de debiteur op dat moment niet kan betalen? Dan gaan wij kijken welke betalingsregeling wel haalbaar is voor uw klant.

Daarbij denken we buiten de kaders. Als uw klant niet binnen de standaard drie of zes maanden kan betalen, lukt het misschien wel in negen maanden of een jaar. We eindigen het gesprek met een samenvatting van wat we besproken hebben. We maken uiteraard direct concrete afspraken en bevestigen deze naar de debiteur, want een incassogesprek is natuurlijk pas effectief als uw factuur uiteindelijk betaald wordt.

Debiteurvriendelijk

Dit is een mooi voorbeeld van hoe wij ons incassotraject debiteurvriendelijk houden. We proberen mee te denken over een oplossing. We duwen uw klant daarbij niet verder in de problemen, maar helpen hem of haar om voor deze ene factuur het overzicht te behouden en om in behapbare termijnen aan de betalingsverplichting te voldoen. Bij het Centraal Invorderings Bureau vinden wij dat de tijd van zo hard mogelijk schreeuwen om een factuur betaald te krijgen wel voorbij is. We willen geen welles-nietesgesprek met een klant. Wij lossen een vervelende kwestie liever op een goede manier op. Zo onthoud uw klant een positief beeld van uw bedrijf!

Net zo belangrijk als uw klanten netjes behandelen, is een goede relatie houden met uw debiteuren. Goed creditmanagement helpt uw onderneming groeien. Daar besteed ik in mijn volgende blog aandacht aan.


Roman Berkhout

(1983) is sinds 2004 actief binnen de credit management branche en sinds 2011 Commercieel Directeur bij het Centraal Invorderings Bureau (CIB incasso). Middels een innovatieve blik op klant (acceptatie)processen leveren Roman en zijn collega's een meetbare toegevoegde waarde aan de credit management branche.